Case Study
Automazione gestione email per studio commercialista
Risultati
La sfida
Oltre 100 email al giorno, smistamento manuale, risposte a FAQ ripetute ogni giorno
La soluzione
Agente AI che classifica email, risponde alle FAQ approvate, smista le rimanenti con priorità
Il contesto
Lo studio riceveva oltre 100 email al giorno. La maggior parte erano ripetitive: domande sulle scadenze fiscali, richieste di documenti, aggiornamenti sullo stato delle pratiche. La segretaria dedicava circa due ore ogni mattina a leggere, smistare e rispondere. Nel frattempo, le email urgenti rischiavano di restare sepolte sotto decine di messaggi di routine.
La sfida
Il problema non era solo il volume, ma la ripetitivita. Le stesse domande arrivavano ogni settimana, con le stesse risposte. Lo smistamento manuale era lento e soggetto a errori: capitava che un'email importante finisse in fondo alla coda perche arrivata insieme a venti richieste standard. La segretaria non aveva tempo per attivita piu importanti come il coordinamento con i clienti.
La soluzione
Abbiamo sviluppato un agente AI che si integra con la casella email dello studio. L'agente legge ogni email in arrivo, la classifica per tipo e urgenza, e agisce di conseguenza. Per le FAQ approvate — scadenze, documenti necessari, stato pratiche — risponde automaticamente usando risposte pre-validate dallo studio. Per tutto il resto, smista l'email alla persona giusta con una priorita suggerita.
L'agente include una soglia di confidenza: quando non e sicuro della classificazione, segnala l'email per revisione umana invece di rispondere. Questo garantisce che nessun messaggio delicato riceva una risposta automatica inappropriata. Il backend e costruito con FastAPI e si collega alle API di OpenAI per la comprensione del testo.
I risultati
La gestione delle email al mattino e passata da circa due ore a meno di trenta minuti. La segretaria adesso controlla solo le email segnalate per revisione e quelle ad alta priorita. Nessuna email urgente e stata persa dal giorno del go-live, grazie alla classificazione automatica che porta le emergenze in cima.
Il tempo recuperato viene ora dedicato al coordinamento con i clienti e alle attivita di studio che prima venivano rimandate. Lo studio gestisce lo stesso volume di email con molto meno stress.