Case Study
Gestionale prenotazioni per hotel sul Lago di Garda
Risultati
La sfida
Gestione prenotazioni via telefono e fogli Excel con frequenti overbooking e nessuna visibilita sulla disponibilita in tempo reale
La soluzione
Sistema di gestione prenotazioni su misura con calendario interattivo, conferme automatiche e dashboard occupazione
Il contesto
Un hotel 3 stelle sulla sponda veronese del Lago di Garda con 28 camere gestiva le prenotazioni con un mix di telefonate, email e un foglio Excel condiviso. Durante l'alta stagione, il sistema diventava ingestibile: overbooking frequenti, informazioni discordanti tra reception e booking online, e clienti che arrivavano trovando la camera non disponibile.
La sfida
Il personale alla reception passava ore al telefono per confermare disponibilita e inviare conferme via email manualmente. Il foglio Excel veniva aggiornato in ritardo e non era sincronizzato con i portali di prenotazione online. Gli overbooking durante i mesi estivi generavano situazioni imbarazzanti e recensioni negative.
La soluzione
Abbiamo progettato un gestionale web su misura per le esigenze specifiche dell'hotel:
- Calendario interattivo con visibilita in tempo reale su tutte le 28 camere e relative disponibilita
- Conferme automatiche via email al momento della prenotazione con riepilogo e indicazioni per l'arrivo
- Dashboard occupazione con tasso di riempimento, previsioni e statistiche stagionali
- Gestione tariffe differenziate per stagione, durata soggiorno e tipologia camera
- Registro ospiti digitale per velocizzare il check-in con dati precompilati
I risultati
Dalla prima stagione estiva con il nuovo sistema, gli overbooking sono stati completamente eliminati. Il personale risparmia circa 10 ore a settimana che prima dedicava a telefonate di conferma e aggiornamento manuale dei fogli. Il tempo di check-in si e ridotto del 60% grazie ai dati gia presenti nel sistema. Le recensioni online sono migliorate sensibilmente, con ospiti che apprezzano la comunicazione rapida e precisa.