Gestionale ordini e magazzino per distribuzione alimentare

Il contesto

L'azienda gestiva gli ordini su un foglio Excel condiviso tra piu operatori. Il magazzino veniva aggiornato a mano, spesso a fine giornata. Gli errori di spedizione erano frequenti: quantita sbagliate, indirizzi errati, ordini saltati completamente. Nessuno aveva una visione chiara delle giacenze in tempo reale e le decisioni si basavano su dati sempre in ritardo.

La sfida

Con Excel come unico strumento, i conflitti erano inevitabili. Due operatori modificavano lo stesso file contemporaneamente, sovrascrivendo i dati a vicenda. Le scorte a magazzino non corrispondevano a quello che risultava nel foglio. Quando un cliente chiamava per sapere lo stato del suo ordine, nessuno riusciva a dare una risposta immediata. I nuovi assunti impiegavano settimane per capire il sistema.

La soluzione

Abbiamo costruito un gestionale web su misura. Gli ordini seguono un flusso chiaro con stati tracciati: ricevuto, in preparazione, spedito, consegnato. Il magazzino si aggiorna in tempo reale ad ogni movimento, con alert automatici quando le scorte scendono sotto la soglia di riordino. L'integrazione con il sistema di spedizione permette di generare etichette direttamente dal gestionale.

Una dashboard centrale offre al responsabile operativo una visione immediata di tutti gli ordini aperti, lo stato delle spedizioni e i livelli di magazzino. Il tutto gira su Docker per semplificare il deployment e la manutenzione. Il backend e costruito con FastAPI e PostgreSQL, il frontend con React.

I risultati

Gli errori di spedizione si sono quasi azzerati. Ogni operatore vede le giacenze aggiornate in tempo reale e il sistema impedisce di confermare ordini per prodotti non disponibili. Il flusso di lavoro e chiaro e tracciabile dall'inizio alla fine.

I nuovi operatori adesso imparano il sistema in pochi giorni invece che in settimane, grazie a un'interfaccia intuitiva e a un flusso di lavoro guidato. Il responsabile ha finalmente il controllo completo sulle operazioni senza dover rincorrere informazioni sparse tra fogli e telefonate.